Exceso o falta de personal: un ejercicio de equilibrio

Falta o exceso de personal: el equilibrio de la planificación

El éxito en restauración y hotelería depende en gran medida de contar con la dotación adecuada. Pero encontrar el equilibrio suele ser más difícil de lo que parece. Tanto la falta de personal como el exceso de personal pueden tener consecuencias drásticas para la productividad, la calidad del servicio, la estructura de costes y la satisfacción de la plantilla. Estos efectos negativos convierten una planificación de personal y una planificación de turnos bien pensadas y flexibles en una prioridad absoluta.

El impacto en la productividad y la calidad del servicio

La falta de personal es un reto habitual que provoca pérdidas importantes de rendimiento. Cuando faltan personas, quienes están trabajando se sobrecargan rápidamente. Deben asumir varias tareas a la vez, lo que favorece el estrés y las prisas. Los clientes perciben ese malestar y, en el peor de los casos, el estrés de tu plantilla se traduce en una mala experiencia.

Las consecuencias son graves:

• esperas más largas
• pedidos incorrectos
• un servicio poco atento
• una peor experiencia del cliente

Los clientes se sienten desatendidos y no reciben la experiencia que esperan. Eso aumenta la probabilidad de que no vuelvan o incluso de que dejen malas valoraciones. A largo plazo, la falta de personal puede dañar de forma duradera la reputación de tus establecimientos.

El exceso de personal suele parecer menos problemático, pero también tiene efectos negativos:

• uso ineficiente de los recursos
• personas sin tareas que realizar
• pérdida de productividad y aumento de los costes operativos

Esa sensación de aburrimiento o de no ser necesario puede afectar al ánimo de la plantilla y empeorar el ambiente de trabajo.

Costes económicos y operativos de una planificación de personal ineficiente

No se deben subestimar las consecuencias económicas de planificar el personal de forma ineficiente.

El exceso de personal tiene efectos económicos directos:

• el aumento de los costes salariales reduce tus márgenes de beneficio
• cada persona asignada de más se convierte en un coste

La falta de personal suele causar daños aún mayores a largo plazo:

• Los clientes insatisfechos vuelven con menos frecuencia y difunden comentarios negativos de boca en boca.
• El personal sobrecargado comete más errores y está expuesto a un mayor riesgo de accidentes.
• La sobrecarga constante aumenta drásticamente las bajas por enfermedad y la rotación de personal.

Estrategias para evitar el exceso y la falta de personal

Una planificación de turnos sólida y adaptable es esencial para evitar estas consecuencias. Estos son algunos enfoques probados:

Planificación flexible de turnos y modelos de jornada

• Establecer turnos de disponibilidad: contar con personas localizables para cubrir necesidades de última hora.
• Reforzar la cobertura con personal a tiempo parcial en las horas punta.

Uso de modelos de datos

Implantar un software de planificación basado en datos, como Nesto:

• Integrar las reservas actuales, la previsión meteorológica y otros factores para prever con precisión las necesidades de personal.

Formación de la plantilla en varias funciones

Formar a la plantilla en distintas áreas, por ejemplo:

• El personal de sala puede apoyar en cocina o en barra cuando sea necesario.

Un equipo polivalente reduce la necesidad de incorporar más personas.

Planificación de turnos anticipada y transparente

• Comunicar los cuadrantes con antelación permite a la plantilla coordinar mejor sus compromisos.
• Comunicarse pronto facilita recoger opiniones y preferencias de turnos.

Intercambio de turnos y app del empleado

La app del empleado permite intercambiar turnos o asumir turnos abiertos.

Dar más control a la plantilla favorece la satisfacción laboral.