Introducir nuevas herramientas: cómo sumar también a quienes tienen dudas

Por qué las herramientas nuevas generan resistencia

Introducir software de RR. HH. para cuadrantes, registro horario, gestión de turnos o comunicación casi siempre provoca reacciones:

• Inseguridad: «¿Y si no lo entiendo?»
• Desconfianza: «¿Para qué todo esto?»
• Saturación: «Otra cosa nueva…»

En el estrés hostelero falta energía para cambios técnicos. La clave es una gestión humana, clara y de apoyo, adaptada a los procesos de RR. HH.

Qué debe conseguir una buena gestión del cambio

Una implantación acertada se toma los temores en serio, muestra ventajas concretas y ofrece apoyo real.

Factores de éxito:

• Comunicación temprana: Implica al equipo desde el principio
• Transparencia: ¿Por qué se introduce el software y qué cambia en la planificación?
• Ventajas concretas: ¿Qué aporta a cada persona en su día a día?
• Formación y soporte: Prácticos, accesibles y repetibles
• Recogida de opiniones: Pide activamente inquietudes e ideas

Las 5 fases de implantación en la práctica

Fase 1: anunciar y explicar

• Informa pronto en reuniones: «Introducimos la herramienta XY para planificar digitalmente y este es el motivo».
• Habla abiertamente de temores y prejuicios
• Muestra ejemplos de cómo facilitará el trabajo de RR. HH.

Fase 2: encontrar usuarios de referencia

• ¿Quién quiere probar primero el nuevo software?
• Apóyate en personas comprometidas como referentes
• Fórmalas e implícalas en las decisiones de RR. HH.

Fase 3: formación para todos, sencilla y práctica

• Sin PDF largos: sesiones breves con casos reales
• Muestra en directo: «Así introduces tu disponibilidad» y «Así compruebas tus horas»
• Facilita una grabación para consultarla después

Fase 4: acompañar los primeros usos

• Apoya activamente durante las primeras semanas
• Resuelve preguntas y reduce inseguridades
• Comparte logros: «Mirad qué rápido se hace ahora».

Fase 5: opiniones y ajustes

• Haz encuestas o conversaciones personales
• Tómate las críticas en serio
• Muestra las mejoras: «Gracias a vuestros comentarios hemos…».

Ejemplo: introducir Nesto como solución de RR. HH.

Foodlover Group, operador de Maredo, digitalizó con éxito sus procesos con Nesto y obtuvo beneficios duraderos:

• Procesos digitales de cuadrantes, registro horario y vacaciones, accesibles en el móvil para toda la plantilla
• RR. HH. más rápido: según la entrevista, hasta un 30–40 % de ahorro de tiempo diario
• Mayor visibilidad y aceptación incluso entre quienes estaban acostumbrados a Excel
• Efectos humanos importantes: menos consultas y más atención a las personas, no a formularios

La idea clave: Acompañar la implantación, ofrecer formación accesible y gestionar constantemente los comentarios permitió convencer incluso a quienes tenían dudas.

5 consejos desde la práctica de RR. HH.

• Usa canales físicos, como el tablón, no solo digitales
• Implica a responsables de equipo: influyen en las opiniones sobre el trabajo de personal
• Concreta las ventajas: «Ya no tienes que entregar tus preferencias de turno en papel».
• Cuenta con retrocesos y reserva tiempo para formación de refuerzo