Prognosen statt Bauchgefühl - Wie intelligente Planung Personalkosten senkt

Problem, Relevanz, Erwartung

In der Gastronomie entscheiden wenige Prozentpunkte über Gewinn oder Verlust. Und doch werden noch immer Schichten nach Gefühl besetzt. Das führt zu Überbesetzung und wirtschaftlichen Verlusten – ein unhaltbarer Zustand im Zeitalter digitaler Werkzeuge.

Immer mehr Unternehmen erkennen: Wer systematisch plant, statt auf Erfahrungswerte zu vertrauen, spart Ressourcen, steigert die Wirtschaftlichkeit und verbessert das Gästeerlebnis.

Praxisbeispiel – Kaimug: Flexibilität durch präzise Prognosen

Mit der Einführung des KI-gestützten Dienstplanungstools Nesto hat Kaimug seine Betriebsabläufe nachhaltig optimiert. Die KI von Nesto nutzt historische Umsatzdaten, Mitarbeiterverfügbarkeiten und externe Faktoren wie Wetterprognosen, um zuverlässige Schichtpläne zu erstellen.

„Nesto schafft es, Umsätze vorherzusagen und Vorschläge zu machen, die nah an der Wirklichkeit sind. Das macht die Planung nicht nur effizient, sondern auch nachvollziehbar für alle Beteiligten“, so Sebastian Remus, Geschäftsführer der Kaimug Group.

Die vollständige Erfolgsgeschichte von Kaimug finden Sie hier: Effiziente Dienstplanung mit Nesto: Kaimugs Erfolgskonzept

Ursachen & Herausforderungen

• Starre Planungssysteme ohne Kontextdaten (z.B. Wetter, Events, Gästezahlen)
• Fehlende Transparenz zwischen Service und Planung
• Unzureichende Datenbasis für fundierte Entscheidungen
• Zentrale Steuerung ohne lokale Relevanz, besonders bei Franchises
• Fokus auf Reaktion statt Prävention im Tagesgeschäft

Lösungen & Vorteile

Personalressourcen optimieren

Durch präzise Besucherprognosen können Schichtpläne auf tatsächlichen Bedarf abgestimmt werden – Überstunden und Leerlauf entfallen.

Rechtssicherheit erhöhen

Planung auf Basis nachvollziehbarer Daten schafft belastbare Dokumentation und beugt arbeitsrechtlichen Risiken vor.

Rentabilität steigern

Weniger Ausschuss, effizienter Personaleinsatz und höhere Gästezufriedenheit zahlen direkt auf den Gewinn ein.

Standardisierung & Skalierbarkeit ermöglichen

Digitale Prognosetools schaffen in Filial- und Franchisestrukturen eine einheitliche Entscheidungsbasis – lokal flexibel, zentral steuerbar.

Fachwissen / Modelle

Time-Series-Forecasting ist das Herzstück moderner Planung. Dabei werden historische Datenreihen (z.B. Umsätze, Besucherzahlen) analysiert, um künftige Entwicklungen vorherzusagen.

Je besser diese Modelle externe Variablen wie Feiertage, Wetter, Veranstaltungen, Promotionen oder Standortfaktoren einbeziehen, desto treffsicherer werden die Prognosen. KI-gestützte Tools wie bei Nesto nutzen dabei Machine Learning, um sich laufend an neue Muster anzupassen.

Tools & Umsetzung

Effektives Workforce Management beginnt mit der richtigen Datenbasis. Nesto verknüpft Kassensysteme, Wetterdienste, Eventdatenbanken, POS- und HR-Systeme zu einem ganzheitlichen Prognosemodell:

• Live-Synchronisation mit Kassendaten und Dienstplänen
• Automatische Integration von Ferienkalendern und Wetterdaten
• Lernende Algorithmen, die sich an Standort- und Tageszeitprofile anpassen
• Dashboard zur operativen Steuerung für HR, Operations und Filialleitung

Checkliste / Tipps

• Haben Sie Zugriff auf 12+ Monate Verkaufsdaten?
• Werden externe Einflussfaktoren wie Wetter, Events oder Schulferien berücksichtigt?
• Arbeiten Finance, HR und Planung mit denselben Datenquellen?
• Gibt es wiederkehrende Fehlplanungen bei Personaleinsatz?
• Nutzen Sie bereits Tools für digitale Dienstplanung oder Prognose?